Suunnittele huominen tänään
Paras tapa edistyä missään projektissa ei ole yrittää tehdä mahdollisimman paljon asioita päivän aikana, vaan mahdollisimman tärkeitä asioita. Päätä huomisen tärkeimmät tehtävät jo tänään.
PÄIVITYS: Olen sittemmin kehittänyt järjestelmää paremmaksi. Lue myös uusi artikkeli aiheesta: Kuinka luon hyvän ja onnistuneen päivän
Oletko koskaan puuhastellut pitkin päivää asioita, jotka eivät oikeasti ole tärkeitä? Koko päivä vierähtää jonkin sortin pakertamisen parissa, mutta loppujen lopuksi et ole saanut mitään erityisen hyödyllistä aikaan.
Minulle on käynyt näin lukemattomia kertoja. Tämä on erityisen turhauttavaa silloin, kun tiedän mikä yksi asia veisi tiettyä projektia parhaiten eteenpäin, mutta syystä tai toisesta en tee sitä yhtä asiaa. Saatan jatkaa samalla tavalla päiviä, viikkoja tai jopa kuukausia. Joskus eteneminen pysähtyy niin pahasti, kenties mahdollinen aikaikkuna sulkeutuu, että koko projekti lopulta lahoaa ja romahtaa.
Tärkeimpien tehtävien välttely johtuu pitkälti turvallisuuden tunteen halusta. Puhelimeen tarttuminen, tietyn sähköpostin kirjoittaminen tai hakemuksen kirjoittaminen ja lähettäminen voi olla pelottavaa. Vaikka pelko olisi kuinka lievä tahansa, se luo pienen esteen aloittamiselle.
Joskus mieli toimii kuin vesi, joka menee ainoastaan sinne, missä on matalampaa. Pienestäkin esteestä voi syntyä pato.
Organize Tomorrow Today -kirjasta löytyy yksinkertainen työkalu näiden patojen murtamiseksi.
Liian monta tehtävää
To Do -listat ovat sinänsä hyödyllisiä työkaluja, mutta niitä voi käyttää myös väärin. Yksi yleisimmistä virheistä on tehdä lista, jossa on paljon pieniä helposti toteutettavia tehtäviä ja vain vähän isoja tärkeitä tehtäviä. Houkutus tehdä ensin helppoja asioita on suuri, koska silloin lista täyttyy nopeasti ja tulee tunne edistymisestä. Mikäli To Do -listassasi on koskaan lukenut “Pese hampaat”, “Syö aamupala” tai ensimmäisenä rivinä “Kirjoita To Do -lista” (oma suosikkini), sinullakin saattaa olla taipumusta hakea helppoja voittoja.
Tämän tyylisistä To Do -listoista tulee hyvä ja aikaansaava tunne, mutta oikeasti käytämme niitä vain sen pelon välttelyyn ja turvallisuuden tunteen hakemiseen. Toisin sanoen priorisoimme vähemmän tärkeitä asioita tärkeiden asioiden edelle. Listan tärkeimmät kohdat saattavat jäädä viimeisiksi ja siirtyä seuraavalle päivälle tai viikolle.
Pahimmat viivästelijät saattavat siirtää jäljellä olevat tehtävät uuteen To Do -listaan, jotta taas pääsee rastittamaan helpompia rivejä tehdyksi. Taktiikka on hämäävä, koska se voi tuoda mielihyvää ja tunteen siitä, että on saanut paljon aikaiseksi. Oikeasti tällöin vain haaskaa rajallista energiaansa.
“Kiireinen” on eri asia kuin “aikaansaava”.
Priorisoi oleelliset asiat ensin
Lainaus kirjasta Organize Tomorrow Today:
“In our experience, those who enjoy the most success are the ones who do the best job prioritizing the day’s activities and accomplishing the most important tasks—not the greatest number of tasks.”
Pohdi, mitkä asiat ovat niitä kaikken tärkeimpiä - samalla joskus pelottavimpia - askelia työsi tai tietyn projektin etenemiseksi. Mistä saat eniten hyötyä? Joko heti tai pidemmällä tähtäimellä, tilanteesta ja tavoitteistasi riippuen. Pilko nämä askeleet tarvittaessa pienempiin osiin, kunnes seuraavat toimet ovat helposti suoritettavissa yhden päivän aikana, noin 0,5 - 2 tunnin tehtävissä.
Valitse näistä tehtävistä korkeintaan kolme huomisen listallesi. Määrittele sitten yhdestä “Ehdottomasti tehtävä”. Siitä tulee seuraavan päiväsi oleellisin suoritettava asia. Koko päivä kannattaa aloittaa tällä yhdellä asialla, jotta varmistat saavasi jotakin oikeasti hyödyllistä aikaan. Keskitä sen jälkeen huomiosi kahteen muuhun asiaan listalla ennen mitään mukavampaa ja helpompaa puuhastelua ja järjestelyä.
To Do -listalle ei siis tule mitään vähemmän tärkeitä asioita, eikä enempää kuin kolme tehtävää. Saattaa olla hyödyllistä asettaa aikaraja jokaiselle tehtävälle:
EHDOTON: Soita kaksi asiakaspuhelua (10:00 mennessä)
Kirjoita ja harjoittele “hissipuhe” uudelle tuotteelle (11:00 mennessä)
Etsi viisi uutta potentiaalista yritysasiakasta (11:30 mennessä)
Loppupäiväksi jää toivottavasti vielä aikaa vähemmän keskittymistä ja energiaa vaativille asioille. Niille voi myös olla oma listansa - jossa saa olla vaikka kymmeniä rivejä. Pääasia on, ettei koskaan priorisoi sen listan asioita tärkeämpien tai hyödyllisempien yli.
Oma kokemukseni järjestelmästä
Parhaat päiväni ovat usein niitä, jolloin saan herättyä aikaisin ja tehtyä aamurutiinieni jälkeen jotain joka vie minua kohti päämääriäni. Silloin kun koen jo ensimmäisten tuntien jälkeen, että “tämä on ollut hyvä päivä”, jatkuu oloni loistavana lähes riippumatta siitä, miten vietän loppuajan vuorokaudesta! Juuri tämän tunteen kokemiseen enintään kolmen tärkeän tehtävän lista on täydellinen. Mikäli mahdollista, listan olisi siis hyvä vastata kysymykseen: Mitä minun pitäisi huomenna tehdä, jotta olisin päivään tyytyväinen?
En luonnollisesti aina onnistu tässä. Elämä tarjoaa useinkin yllätyksiä aikatauluihin ja suunnitelmiin. Mutta tuo tunne on niin antoisa, että pidän sen tavoittelemista vähintäänkin kannattavana.
Kun listassani lukee “1. EHDOTON: Kirjoita artikkeli (aiheesta X)”, kirjoitan aamupalan tai -lenkin jälkeen artikkelin valmiiksi ennen kuin otan edes puhelimen pois lentomoodista. En ole löytänyt mitään parempaa taktiikkaa projekteissa etenemiseen. Jos laitan puhelimen ja netin päälle ensin, priorisoin vääjäämättä tärkeimmäksi sähköpostin, somen, yksityisviestit ja uutiset. Liian usein nämä kaikki vievät niin paljon aikaa ja energiaa, että kirjoittamisesta tai töistä ei tule mitään.
Kirjoituspäivinä listassa ei välttämättä edes ole muita kohtia. Olen jo tyytyväinen päivään, jos saan yhden päivityksen tai artikkelin tehtyä. Se ei tarkoita loppupäivän viettämistä Netflixissä, vaan vapautta tehdä muita vähemmän tärkeitä, mutta silti hyödyllisiä asioita. Ehkä kokeilen uutta hengitystekniikkaa tai etsin self-help työkaluja kirjoista. Erittäin suurella todennäköisyydellä opin jotain mielenkiintoista tavalla tai toisella. Sekä toki kahlaan edelleen aivan liian pitkään sähköposteissa, viesteissä, somessa ja uutistulvassa…
Kirjassa suositellaan uuden listan tekemistä jo hyvissä ajoin ennen työpäivän päättymistä. Itse tosin kirjoitan vasta illalla sängyssä kuluneen päivän muistiinpanojen jälkeen. Lisäbonuksena tekemättömien asioiden kirjoittaminen ylös ennen nukkumaanmenoa parantaa todistetusti unensaantia, koska ne eivät jää silloin mieleen pyörimään.
Käsin kirjoitettu lista on tutkitusti tehokkaampi kuin digitaalinen, joten kirjoitan kynällä ja paperilla. Fyysinen paperi mahdollistaa myös tyydyttävältä tuntuvan yliviivaamisen, rastittamisen tai koko paperin ryttäämisen kun on valmista. Eikä muistivihko hohkaa illalla silmiini melatoniinin tuotantoa häiritsevää sinistä valoa.
Järjestelmä on kaikkiaan erittäin yksinkertainen, mutta niin parhaat elämää parantavat työkalut usein ovatkin. Kun muistan A) Priorisoida tärkeimmät tehtävät B) Aloittaa päiväni niiden tekemisellä ja C) Pitää kännykän lentomoodissa ensimmäisten tuntien ajan, saan päivässä ja kuukaudessa valtavan paljon enemmän aikaan kuin ilman tätä systeemiä.
“Suunnittele huominen tänään” on muuten vain yksi Organize Tomorrow Today -kirjan kahdeksasta osasta. Vaikka nimestä saakin sen käsityksen, että koko kirja käsittelee samaa aihetta, löytyy siitä paljon muutakin luettavaa ja opittavaa.