Pomodoro-tekniikan avulla keskityt työhön ja saat enemmän aikaan
Kärsitkö sinäkin kroonisesta töiden aloittamisen viivyttämisestä tai jatkuvista keskeytyksistä ja heikosta keskittymiskyvystä? Minä ainakin. Pomodoro-tekniikka on yksinkertainen mutta toimiva menetelmä häiriötekijöiden sivuuttamiseksi.
Jos kirjoittaisin tätä artikkelia ilman minkäänlaisia taktiikoita keskittymisen mahdollistamiseksi, olisin pelkästään ensimmäistä lausetta kirjoittaessa tarkistanut sähköpostini kaksi kertaa, lukenut uutisia ja päätynyt jotain ihmeen reittiä katsomaan Free Guy -elokuvan trailerin. En edes liioittele - kyseessä on oikean elämän esimerkki ajalta ennen kuin osasin ottaa järkeviä strategioita käyttöön.
Nykyään tiedän, että kirjoittaminen tapahtuu helpoiten aamulla lenkin jälkeen ja ehdottomasti ennen kuin otan laitteet pois lentotilasta. Toinen käyttämäni tapa parantaa keskittymistä on Pomodoro-tekniikka.
Mikä ihmeen pomodoro?
“Pomodoro” on italiaa ja tarkoittaa tomaattia. Keittiöajastimet ovat usein tomaatin muotoisia ja sattumoisin tekniikan kehittäjä Francesco Cirillo käytti sellaista ajastaakseen opiskelujaan. Siten muotoutui Pomodoro-tekniikka.
Pomodoron tärkeimmät säännöt:
Yksi pomodoro tarkoittaa keskittynyttä 25 minuutin työskentelyjaksoa, jota seuraa 5 minuutin tauko.
Neljän pomodoron sarjan jälkeen pidetään pidempi 15-30 minuutin tauko.
Pomodoroa ei voi jakaa osiin. Ei ole olemassa puolikasta pomodoroa.
Jos pomodoro alkaa, se täytyy viedä loppuun asti.
Jos pomodoro keskeytyy, se on mitätöitävä.
Jos tehtävä vaatii arviolta yli 5-7 pomodoroa, se jaetaan pienempiin osatehtäviin.
“Okei… Tämä ei kuulosta mullistavalta.”
Ei kuulostakaan, mutta kannattaa kokeilla. Yllättävän pienillä asioilla voi oikeasti olla lopulta valtava vaikutus, ja tämä on yksi niistä - ainakin minulle ja miljoonille muille menetelmää kokeilleille.
Järjestelmä yksinkertaisesti toimii.
Yksittäinen pomodoro
Kun aloitat työteon, aseta keittiöajastin tai puhelin hälyttämään 25 minuutin päästä. Tee keskittyen töitä kunnes kello soi. Jos puhelin soi tai koet muita ulkoisia tai sisäisiä mielen keksimiä häiriöitä (“Kuinkakohan paljon jääkaappikylmän veden lämmittäminen ruumiinlämpöiseksi kuluttaa kaloreita päivässä? Ja koska suola keksittiin?”), kirjoita ne halutessasi muistiin ja palaa niihin vasta pomodoron loputtua.
25 minuuttia on tarpeeksi pitkä aika saadaksesi jotain hyödyllistä tehtyä, mutta tarpeeksi lyhyt, että voit lykätä muita tärkeitä asioita, kuten trailerien katsomisen, jakson loppuun.
Eräs tärkeimmistä yksityiskohdista on se, että käyttämäsi kellon olisi hyvä pitää jonkinlaista ääntä. Sen tarkoitus on toimia jatkuvana muistutuksena siitä, että nyt on meneillään työjakso. Keittiöajastimen tikitys saattaa olla hieman liian ärsyttävä taustalle, mutta itse käyttämäni ja Pomodoroon tarkoitettu Forest-sovellus soittaa työskennellessäni vaikkapa sateisen metsän ääniä 25 minuutin pätkissä.
Ajan myötä kyseinen ääni alkaa vahvistua ulkoisena laukaisijana keskittymiselle. Sen assosioi työaikaan, jolloin tekee vain sitä mitä on päättänyt, ilman somea ja muita häiriöitä. Usein ympäristömme äänet toimivat juuri päinvastoin keskittymistä haittaavina - pahimpana esimerkkinä vaikkapa puhelimen ilmoitukset. Äänimaailmaa voi kuitenkin käyttää tällä tavalla myös tietoisesti hyödyksi.
Huomaan päivänselvän eron keskeytysten määrässä äänen kanssa ja ilman sitä.
Forest myös istuttaa työskentelyn aikana virtuaalipuun, joka ymmärtääkseni kuolee mikäli harhailee muihin sovelluksiin kesken työnteon. Tämäkin voi nostaa kynnystä keskeytyksille niille, joilla ongelman aiheuttaja ei ole tietokone vaan kännykkä.
Tauot ovat tärkeä osa Pomodoroa
Vaikka käyttäisit tekniikkaa ainoastaan ensimmäisen työjakson aloittamiseen ja unohtaisit kaiken allaolevan - kuten itsekin saatan joskus tehdä - Pomodorosta olisi jo runsaasti hyötyä. Sen avulla voi tavallaan huijata aivoja uskomaan, että vaikealta tuntuvaa tehtävää tarvitsee tehdä vain 25 minuuttia. Kun on päässyt vauhtiin, on jatkaminen jo paljon helpompaa eikä välttämättä halua lopettaa. Täyden hyödyn saamiseksi kannattaa kuitenkin käyttää menetelmää kokonaisuudessaan.
Kun kello soi, lopeta työnteko!
Eräs järjestelmän tärkeimmistä periaatteista on 5 minuutin tauko jokaisen jakson lopussa. Tauon aikana ei saa tehdä tai ajatella töitä, vaan parasta on nousta ylös, liikkua hieman, syödä/juoda jotain, tai vaikka tuijottaa ulos ikkunasta.
Pidä siis ihan oikea tauko. Sen tehtävä on varmistaa että keskittymiskyky ja jaksaminen jatkuu hyvänä koko loppupäivän. Itselläni parhaat tulokset antaa yhdistelmä hörppäys juotavaa, yhden hedelmän syöminen ja nopea karhukävely tai muu miniliikunta. Eli nesteytys, glukoosia aivoille ja verenkierron aktivointia.
Kun tauko on ohi, aloita seuraava pomodoro. Neljän jakson sarjan jälkeen pidä 15-30 minuutin tauko ennen kuin jatkat taas uutta maksimissaan neljän pomodoron sarjaa.
“Entä jos uppoudun töihini liikaa pitääkseni taukoja?”
Silloin et luonnollisesti tarvitse ajanhallintajärjestelmää ollaksesi tehokkaampi. Minäkin saan välillä tehdä niin kiinnostavia projekteja, että työt tapahtuvat aivan itsestään eikä pomodoroille ole mitään tarvetta.
Pidä kirjaa tomaateista
Tekniikasta kehittyy kokonaisvaltaisempi ajanhallintajärjestelmä, kun pidät kirjaa tehdyistä pomodoroista.
Ennen tehtävän aloittamista, arvioi montako jaksoa sen tekeminen tulee kestämään. Jos arviosi menee yli 5-7:n pomodoron, jaa projekti pienempiin osiin. Mitä isompi tehtävä on, sitä vaikeampi sen kestoa on arvioida ja sitä vaikeampi on myös aloittaa. (“Kirjoita kirja” vs. “Valitse kirjan työnimi” tai “Luonnostele kirjan sisällysluettelo”.)
Jokaisen pomodoron lopuksi, merkkaa tehty jakso X:llä paperille arvion perään. Tehtävän valmistuttua, vertaa arviota ja lopullista työn määrää keskenään. Näin opit näkemään oletko optimistinen vai pessimistinen tehokkuutesi suhteen, ja ajan myötä arviosi alkavat lähestyä todellisuutta.
Jos työhösi kuuluu tehtäviä, jotka toistuvat enemmän tai vähemmän samankaltaisina, voit yrittää tehostaa niitä menetelmän avulla. Esimerkiksi yrittämällä löytää tapoja saada kolmen pomodoron tehtävästä kahden pomodoron tehtävä.
Tarkasta kirjanpidosta voi olla runsaasti hyötyä.
Lopuksi
Pomodoro-tekniikka on helppo ja toimiva tapa madaltaa työnteon aloittamisen kynnystä ja säilyttää keskittyminen tekemisessä.
Olen aiemmin hyödyntänyt sitä pääasiassa poikkeuksellisen alhaisen motivaation aikoihin tai työtehtäviin. Tämän kuun alusta lähtien palautin taktiikan päivittäisiin rutiineihini osana keskittymiskykyni korjaamisen projektia.
Toistaiseksi olen saanut Pomodoron avulla päivän työni tehtyä ennätysvauhtia, tehokkaammin ja vaivattomammin vähemmillä keskeytyksillä.