Parkinsonin laki - tee enemmän vähemmässä ajassa

“Työ täyttää sille varatun ajan.” -- C. Northcote Parkinson

Oletko koskaan vitkastellut jonkin projektin aloittamista, kunnes aivan viime tingassa teet kaiken kiireellä valmiiksi juuri ennen deadlinea? Oletko kenties siivonnut kodin ennätysajassa kun joku ilmoittaa yllättäen tulevansa pian käymään?

Mikäli jollekin työlle on käytettävissä runsaasti aikaa, se vie runsaasti aikaa. Toisaalta kun asia on pakko tehdä lyhyessä ajassa, sen tekeminen tyypillisesti onnistuu lyhyessä ajassa.

Näin kertoo Parkinsonin laki.

Kahdeksan tunnin työpäivän tehtävät onnistuvatkin neljässä tunnissa, vaikka ensimmäiset puoli päivää kuluivat teknisten ongelmien kanssa taisteluun. Artikkelin kirjoittaminen voi kestää viikon tai kolme tuntia, riippuen siitä kuinka paljon aikaa kirjoittamiselle on asettanut. Kokous kestää vähintään tunnin, jos sille on varattu tunti aikaa.

Mitä jos hyödyntäisit ilmiötä tietoisesti vähentämällä käytettävissä olevaa aikaa?

Pyrin itse hyödyntämään sääntöä erityisesti kirjoittamiseen.

Näpyttelen mielelläni tekstiä vaikka koko päivän saamatta mitään valmiiksi, ellen aseta itselleni tiettyä aikataulua. Kun aikaraja on tiedossa ja kirjoittamiseen on varattu jokin tuntimäärä, keskityn paremmin enkä päädy tuhlaamaan aikaa turhiin keskeytyksiin.

Mihin Parkinsonin lakia kannattaa käyttää ja milloin se ei päde?

Tämäkään periaate ei sovellu jokaiseen asiaan.

On luonnollisesti olemassa paljon töitä, jotka oikeasti vaativat juuri niille tarkoitetun ajan. Tällöin puolen päivän työllä saa vain puolet töistä tehtyä, vaikka kuinka kiirehtisi.

Parkinsonin laki soveltuu parhaiten mm. toimistotyöhön ja luovaan työhön. Erityisesti kaikki työt, jotka ovat alttiita ulkopuolisille häiriöille - niitä on helpompi jättää huomiotta, kun deadline pakottaa keskittymään.

Lisäksi luovat työt, kuten vaikka kirjoittaminen tai videoeditointi, mahdollistavat kaikenlaisen hienosäädön ja pilkunviilauksen, jota voi jatkaa loputtomiin. Parempi on saada asia valmiiksi kuin yrittää hioa siitä täydellistä.

“DONE is better than PERFECT.”

Jotkut toimistotyötä tekevät saattavat kavahtaa Parkinsonin lain ideaa, ja syystä. Nykyajan valitettava trendi näyttää olevan koko ajan lisääntyvä kiire ja ylikuormittuneisuus. Aivan liian monille kaikki määräajat ovat jo lähtökohtaisesti liian lyhyitä.

Tästä seuraa se, että käytettävissä olevan ajan vähentämisestä entistä pienemmäksi ei ole mitään hyötyä. Työnantaja tai yleinen yrityskulttuuri on saattanut jo käyttää Parkinsonin lakia - tietoisesti tai ei - puristaakseen työntekijöistään viimeisetkin mehut irti.

Jatkuva ylikuormittuminen on äärimmäisen epäterveellistä ja johtaa helposti loppuunpalamiseen.

Parkinsonin lain hyödyntäminen vaatii siis ainakin pienen määrän viisautta. Tärkein sääntö pitää mielessä on ehkä tämä:

Tarkoitus ei ole optimoida koko elämää ja tehdä kaikki mahdolliset tehtävät kiireellä pienimmässä mahdollisessa ajassa. Tarkoitus on tehdä tehokkaammin niitä asioita, jotka hyötyvät tehokkuudesta, jotta aikaa jäisi muulle elämälle ja merkityksellisille asioille.

Lähteet:

C. Northcote Parkinsonin artikkeli The Economist -lehdessä vuodelta 1955 (berglas.org)
Tim Ferriss: 4 tunnin työviikko (Adlibris)