Pareton periaate eli 80/20-sääntö

Usein on mahdollista saada valtaosa hyödyistä tekemällä vain pieni osa työstä. Omaa elämää voi helpottaa huomattavasti oppimalla tunnistamaan tilanteita, joihin voi soveltaa ns. Pareton periaatetta.

Termi viittaa italialaiseen taloustieteilijään Vilfredo Paretoon, joka huomasi 1900-luvun alussa pienen osan ihmisistä omistavan aina suurimman osan yhteisöjen ja valtioiden varakkuudesta.

Sittemmin periaatteen huomattiin pätevän moneen muuhunkin asiaan ja muotoiltiin 80/20-säännöksi, joka menee suunnilleen näin:

“20% ponnistelusta tuottaa 80% hyödyistä.”

Vielä yleisemmin ilmaistuna: “Vain pieni osa syistä aiheuttaa valtaosan seurauksista.”

Periaate soveltuu monenlaisille aloille taloustieteestä ja yritysmaailmasta mm. oppimiseen, itsensä kehittämiseen sekä luonnonilmiöihin saakka.

Esimerkkejä 80/20-säännöstä

• 20% asiakkaista aiheuttaa 80% myynnistä.

• 20% tuotteista aiheuttaa 80% tuloista.

• 20% markkinoinnista tuo 80% näkyvyydestä.

• 20% opiskelusta aiheuttaa 80% oppimisen hyödyistä.

• 20% ryhmän jäsenistä tuottaa 80% puheesta.

• 20% vaatekaapin sisällöstä on käytössä 80% ajasta.

Varallisuuden jakautumisen lisäksi Pareto itse huomasi, että hänen puutarhassaan 20% herneenpalkoista tuotti 80% herneistä.

Oikeasti jakauma on harvemmin täsmälleen 80/20, vaan voi olla esimerkiksi 90/10, 99/1 - tai vaikka 80/5. Lukujen summan ei tarvitse olla 100.

Pareton periaate ja itsensä kehittäminen

Kuinka voimme hyödyntää sääntöä omassa elämässämme?

Esimerkiksi Parempi Minä -sivusto sisältää jo nyt niin paljon erilaisia työkaluja henkilökohtaisen kehityksen saralla, että edes minä en jaksa tai ehdi käyttää kaikkia samana päivänä. Onneksi noin 20% työkaluista tuo 80% hyödyistä!

Tästä seuraa, että on kannattavaa kokeilla erilaisia menetelmiä, mutta käyttää lopulta vain niitä, joista on eniten hyötyä. Esimerkiksi liikunta tai hengitystavan korjaaminen voivat tuoda elämään suuren osan halutuista hyödyistä vain yhtä asiaa muuttamalla. Mitä pienemmällä panostuksella saa huomattavia hyötyjä, sitä parempi.

Myös treeniohjelmaa pohtiessa periaatteesta on apua. Useita lihasryhmiä kerrallaan harjoittavat liikkeet ovat huomattavasti tehokkaampia ja suositeltavampia kuin yksittäisiä lihaksia eristävät sarjat.

Ruokavaliota muuttaessa 80% hyödyistä saattaa tulla omalle vatsalle sopimattomien paljon käytettyjen ainesosien jättämisestä pois (hyvästi ruisleipä ja pasta!) kuin kaikkien makrojen punnitsemisesta ja jokaisen ravintoaineen saantisuositusten laskemisesta.

Laihduttaessa (tai painoa nostaessa) pelkkä painon tarkkailu voi itsessään olla ratkaiseva tekijä kohti päämäärää. Eli vaa’alla käynti aamulla ja luvun kirjoittaminen ylös voi joillekin olla se 1% työstä joka aiheuttaa 30% hyödyistä, koska jo tietoisuuden lisääminen muuttaa tapoja.

Esimerkiksi yrittäjänä on hyvä pohtia tarkkaan, onko somekanavien jatkuva päivittäminen oikeasti hyödyllistä, vai pikemminkin se 80% markkinoinnista, joka tuo vain 20% asiakkaista. Jollekin toiselle prosentit voivat tietysti olla juuri päinvastoin ja some ollakin se ainoa, johon kannattaa panostaa.

Tarina: 80/20-sääntö miekkavalassafarilla

Muutama vuosi sitten olin toimistotyössä eräässä Tromssan monista valassafariyrityksistä varausjärjestelmämanagerina. Vaikka talousanalyysi ei varsinaisesti kuulunut työnkuvaani, en voinut olla huomaamatta joitakin ongelmakohtia firman toiminnassa.

Asiakkaita tuli safareille miekkavalaita ja ryhävalaita katsomaan joko yrityksen omien kotisivujen kautta tai välikäsien (kuten matkatoimistojen) myyminä lippuina. Ensimmäinen tapa toi yritykselle täyden katteen ja tuoton, kun taas jälkimmäisestä iso osa tuloista siirtyi komissiona myyjälle.

Vaikka välikäsien myymät liput täyttivät yli 50% veneen paikoista, suurin osa yrityksen voitoista tuli suorista varauksista. Suhde oli noin 70/30.

Erinäisten matkatoimistojen ja itsenäisten myyjien aiheuttama työmäärä oli kuitenkin valtava. Sopimusten tekeminen, myyntiohjelmistojen yhdistäminen ja ylläpito, tuotteiden sisällön opettaminen, loputon yhteydenpito ja kysymystulva, laskutus, ongelmatilanteet ja muu auttamattoman tehoton säätäminen vei yli 80% ajasta.

Eli reilu 80% työstä tuotti 30% tuloksesta.

Yrityksen omien sivujen kautta saapuva asiakas käytti pääasiassa olemassaolevaa automaattista järjestelmää, eikä vaatinut päänvaivaa. Alle 20% työstä siis aiheutti 70% tuloista.

Esitin yrityksen omistajille ehdotuksen. Valtaosa kaikista jälleenmyyjistä pitäisi poistaa heti ennen seuraavan kauden alkua, koska aiheuttivat muutaman myydyn lipun takia enemmän työtä kuin heistä oli hyötyä. Uusia sopimuksia ei tehtäisi lainkaan.

Seuraavan kahden vuoden aikana karsittaisiin kaikki jäljelle jääneetkin matkatoimistot (mahdollisesti yhtä suurinta lukuunottamatta). Samalla 80% toimiston aikaa ja resursseja vapautuisi markkinointiin ja asiakastyytyväisyyden varmistamiseen, mikä toisi helposti tarpeeksi uusia suoria asiakkaita täyttämään poistuneet 30% tuloista korkojen kera. Aikaa jäisi vielä uusien tuotteiden ja ideoiden suunnitteluun tai toiminnan optimointiin entisestään.

80/20-säännön malliesimerkki siis.

Omistajat kuuntelivat kiinnostuneina ja näyttivät jopa hieman innostuvan. Ilmeisesti viesti ei kuitenkaan mennyt aivan täysin perille, koska lopputulos tuntui olevan lähinnä kotisivujen markkinoinnin lisääminen leikkaamatta kuitenkaan tärkeintä, eli sitä tehotonta 80%:n puuhastelua.

Lähdin lopulta turhautuneena pois - muistakin kuin tähän tarinaan liittyvistä syistä. Yritys ajautui myöhemmin vaikeuksiin ja lopetti toimintansa.

Pareton periaatteen ongelmakohdat

Kannattaa huomioida, että monessa tapauksessa se vähemmän hyödyllinen 80% sisältää silti asioita, jotka on oikeasti tehtävä. Liiallinen keskittyminen 20%:n osuuteen voi aiheuttaa lyhyen aikavälin hyötyjen jahtaamista.

Esimerkiksi kun opiskelee uutta kieltä, edistys on alussa nopeaa ja 20% vaivasta tuo 80% hyödyistä - eli uudella kielellä kykenee kommunikoimaan ymmärrettävästi. Loput 80% opiskelusta tuo selvästi vähemmän hyötyä, mutta sekin on tarpeellista jos lopullinen tavoite on hyvä tai erinomainen kielitaito pelkän välttävän sijasta.

80% yrityksen tuloista voi tulla myynnin kautta, joka vie vain 20% käytetystä työstä. 80% ponnisteluista saattaa mennä asiakaspalveluun, joka tuo vain 20% hyödyistä. Lyhytnäköinen talousjohtaja saattaa siten leikata asiakaspalvelun “turhana”, mistä voi seurata niin kiukkuisia asiakkaita, että maine kärsii ja myynti vaikeutuu.

Kuten aina, periaatetta ei voi noudattaa sokeasti vaan sitä täytyy soveltaa järkeä käyttäen.

Oikein käytettynä 80/20-sääntö silti auttaa tehtävien priorisoinnissa ja tehokkuuden parantamisessa.

Lähteet:

Pareto Principle (The 80-20 Rule) (simplypsychology.org)
Tim Ferriss: 4 tunnin työviikko (Adlibris)
Richard Koch: 80/20 principle (Adlibris)
The 80/20 of 80/20 (richardkoch.net)